Умная среда

Как выглядит текущий (плохой) режим работы с внутрикорпоративным календарем, построенным на базе Microsoft Outlook и Exchange Server‘а — самого распространенного корпоративного решения. Курсивом выделены глупости:

Создали встречу, указали 5 человек в качестве участников, посмотрели занятость всех. После отправки по электронной почте приглашений на встречу в системе появилось 6 (прописью: шесть!) копий одного события. Все приняли приглашение, клиенты в ответ выслали автору встречи уведомления о согласии (5 шт). Кто согласился на встречу, знает только автор встречи.

Согласились не все, один участник забыл отметить в календаре, что он будет в командировке, это не учли при первоначальном планировании. Автор встречи решил, что надо перенести, указывает новое время собрания. Рассылаются уведомления об измененном событии (в этот момент в системе фигурирует уже 12 копий собрания). Все согласились с переносом, отправили уведомления. Встречу провели.

Решили собрание делать еженедельно. Автор встречи (никто же больше не имеет права редактировать событие) выставляет повторяемость, высылает очередные 5 писем с обновлением. Все соглашаются и высылают уведомления (дальше сами считайте). Проходит две недели, одна встреча из цикла отменяется из-за простывшего ведущего собрания, встреча с этой недели удаляется, рассылаются письма с обновлением. После выхода ведущего с больничного регулярную встречу решили перенести на другое время, разослали обновления, у одного человека письмо сожрал сошедший с ума спам-фильтр, встреча сорвалась, рабочее время потеряли. Ладно, разобрались, что к чему, извинились, но прислать этому человеку еще одну «приглашалку» на совещание нельзя: он уже был включен в список получателей, и календарь считает, что он свою работу сделал: письмо-то отправлено! Поэтому старая встреча удаляется (с отправкой уведомлений, куда ж без них), создается новая встреча, в которой снова перечисляются все участники, им отправляются приглашения, на которые требуется формальное согласие каждого.

Итого, проведено всего лишь три собрания, но уже отправлено 55 писем. Mario, princess is in another castle!

Из-за примерно таким образом съезжающего расписания (неизбежного в большой компании) я не видел еще ни еженедельной встречи, прожившей в виде одной «приглашалки» больше 3 месяцев. Каждые три месяца участники окончательно запутываются, после чего автор события грязно ругается и говорит: «удалите у себя все копии встречи, я вам новую и свежую пришлю».

В целом календарю в Exchange и Outlook’е не хватает нескольких больших системных изменений:

• при создании события создавать только одну копию объекта, добавлять (push) его в календарь участника без использования электронной почты;
• согласия участников отмечать в этом едином событии и, соответственно, показывать каждому участнику;
• синхронизировать локально отображаемые события с серверной копией так же хорошо, как это давно научились делать системы контроля версий;
• давать права на управление событием коллегам, не обязательно участникам встречи.

Плюс к этому не хватает возможности указать у события несколько мест и несколько времен начала, из которых участники могут выбрать наиболее удобное. Или же смогут предложить свой вариант. Так уже делают несколько узкоспециализированных сервисов (mixin.com и doodle.com, например), но идеального веб-календаря пока не сделал никто.

И еще потребуется поддержка десктопных клиентов. Outlook, который по сути является корпоративным стандартом, умеет работать только по MAPI, но не по CalDAV. iCal и Lightning умеют, но приглашения все равно отправляют по электронной почте.

Близко к идеалу приблизились Google Calendar и Яндекс.Календарь. С помощью обоих сервисов можно организовать работу с календарем в небольшой компании (небольшой считаем ту, где пока еще нет желания все внутренние сервисы размещать «у себя»).

В них событие не клонируется по календарям участников (поэтому они избавлены от расползания встреч), согласие участников видно всем, и участникам можно дать права на изменение встречи (правда, всем сразу и все права без разбора).

Но к сожалению, без участия почты узнать о приглашении на событие так же нельзя: высылается приглашение, после принятия которого событие отобразится в календаре. Никакой информации о том, что участника приглашают на встречу, из интерфейса самого календаря участник не получит: приходится ходить в отдельный от календаря интерфейс, чтобы узнать о приглашениях. Можно считать, что делаешь это из солидарности с несчастными outlook-пользователями.

25 сентября 2009 года, 07:50